HELL ENERGY / 2026. november 16.
AI-alapú számlafeldolgozás és könyvelés
Mi történik a discovery alatt? Mire tudunk építeni? Mit javaslunk? És hogyan lesz ezekből működő AI-megoldás?
Illusztráció, kitalált mintaadatokkal.
Kiindulás
kb. 50
könyvelő dolgozik a területen
kb. 30
kontroller foglalkozik elhatárolással
SAP
több cég, könyvvizsgált működés
Amíg ezeket nem tudjuk, minden ár és megoldás csak tipp lenne. Ezért kezdünk discoveryvel.
Miért kell discovery
Ma már elengedhetetlen. Csak így derül ki, mi viszi el valójában a legtöbb kézi munkát, és hol érdemes kezdeni.
Feltérképezzük, mely rendszerekhez kell kapcsolódni, így az illesztés kérdései a tervezésnél jönnek elő, nem a fejlesztés közepén.
A mostani számokból kiindulva kiszámoljuk, mennyit hoz a megoldás, és mikor térül meg.
Miért nem fejlesztünk azonnal?
A kész AI-építőelemeink megvannak. Azt viszont még nem tudjuk, hogyan illeszkednek a ti rendszereitekhez és a ti folyamataitokhoz.
A discovery néhány nap. Egy rossz irányba elindított fejlesztés hónapokba és többszörös költségbe kerülhet.
A discovery menete
A ti oldalatokról ez összesen legfeljebb [__] óra, több kolléga között elosztva.
Tisztázzuk a célokat, a résztvevőket és a hozzáféréseket, és azt, mit tekintünk sikernek.
Beszélgetünk a pénzügyi vezetővel, az IT igazgatóval és azokkal, akik nap mint nap a számlákkal dolgoznak.
Átnézünk egy mintát a számláitokból és a korábbi könyvelésekből: milyen formátumok, szállítók és kivételek vannak.
Átnézzük, milyen adat van az SAP-ban, hogyan van beállítva, és hol tudunk hozzá csatlakozni.
Leírjuk, mit építenénk, milyen kockázatokkal, mennyi munkával, és mikor térül meg.
Az eredményt és a pilotjavaslatot bemutatjuk a vezetőségnek.
Mit nézünk meg
A discovery alatt semmihez nem nyúlunk az SAP-ban. Csak azt mérjük fel, hol lehet biztonságosan csatlakozni hozzá.
A discovery eredménye
A report a tiétek marad. Akkor is fel tudjátok használni, ha végül mással valósítjátok meg.
Szemléltető példa
„Bízzuk AI-ra a számlák rögzítését.” Havonta több száz bejövő számla, egy kolléga viszi fel őket kézzel, aki közben mást is csinálhatna.
A cég és a számok kitaláltak. Discovery nélkül minden csatorna egyszerre épült volna meg, és a legnagyobb időrabló a helyén maradt volna.
Ami már működik
Hogy ezekből pontosan mi és hogyan kerül be, azt a discovery megoldásterve adja meg.
Az AI PDF-ből vagy fotóból kiolvassa a számla adatait. Az e-mailben érkező számlákat magától begyűjti, rendszerezi, és Excelbe exportálja. A Peak pénzügye is ezt használja.
A cég összes belföldi kimenő és bejövő számláját lekéri a NAV-tól, öt évre visszamenőleg. Semmit nem kell feltölteni. Élesben működik.
Az AI felismeri, milyen bizonylatot töltöttek fel, eldönti, hogy kiadás vagy bevétel, és hozzápárosítja a megfelelő NAV-tételhez.
Az SAP-illesztést, a kontírozás logikáját és a több cégre vonatkozó szabályokat. Az adatok kiolvasása már megoldott, az igazi érték az utána következő lépésekben van. Ezt méri fel a discovery.
Mit javaslunk
Ezek előzetes elképzelések, a discovery egészen mást is kihozhat. Az emberi kontroll megmarad.
Az AI kiolvassa a számla adatait, és összeveti azzal, ami a NAV-nál szerepel. A könyvelő csak azt látja, ami nem stimmel: dupla számla, eltérő összeg, hibás adószám.
Az AI minden tételhez főkönyvi számot, ÁFA-kódot és költséghelyet javasol, és azt is megmutatja, mennyire biztos benne. A korábbi könyvelésekből tanul, a bizonytalan tételeket külön jelzi.
Ha minden egyezik, egy kattintással jóvá lehet hagyni. Ha nem, az AI megállítja a számlát, és megírja, mi a gond. Ugyanígy jelez akkor is, ha egy megrendelés ára eltér a szerződésben rögzítettől.
Az AI végigvezet a zárás lépésein, és szól, ha valami gyanús: szokatlan egyenleg, kimaradt rendszeres költség, rossz időszakra könyvelt tétel.
Egy lehetséges pilot
A discovery ajánlatban a megvalósítás első területe a számlafeldolgozás és könyvelés. Ez egy példa arra, hogyan indulhatna el kicsiben, jól mérhető területen. A tényleges pilotot a discovery határozza meg.
Mennyi kézi munka van egy számlával a pilot előtt és után.
A számlák hány százaléka megy át javítás nélkül.
Hány javaslatba kell a könyvelőnek belenyúlnia.
Roadmap
Felmérjük a számlafeldolgozást és a könyvelést, megoldástervet és pilotajánlatot adunk.
Bejövő számlák AI-alapú kontírozása egy területen, mért eredménnyel.
További területek, kimenő számlák, párosítás a megrendelésekkel.
Zárás és elhatárolás, csoporton belüli tranzakciók, aztán a többi terület, amit megjelöltetek.
A discovery fix áras. A további lépések árát a discovery végén, a megoldásterv alapján adjuk meg.
Következő lépés
Ez kell hozzá, ebben a sorrendben.
Kérjük, erősítsétek meg, hogy a discovery a könyvelés területén indul.
A terület vezetője és a kijelölt munkatársak, akik ismerik a napi működést.
Ahol közösen rögzítjük a célokat, a résztvevőket és az ütemezést.
A kickoff után, a discovery alatt kérjük: számlák, a számlatükör és korábbi könyvelések.
